Die Sonne strahlt, die Tage werden länger – die ideale Zeit für einen unvergesslichen Sommer-Event! (Ok, fühlt sich gerade nicht so an, aber kommt noch.) Doch bevor die Gäste die Korken knallen und die Zapfhähne sprudeln lassen, liegt viel Arbeit vor den Veranstaltenden. Neben der eigentlichen Organisation spielt die Kommunikation drumherum eine zentrale Rolle.
Das Eventkonzept steht, es geht in die heisse Phase der Vorbereitung: In dieser Zeit treten Veranstaltende mit verschiedenen Zielgruppen und Stakeholder:innen in Kontakt. Sie führen Gespräche mit Künstler:innen, verhandeln mit externen Dienstleistenden, koordinieren innerhalb des Organisationsteams, halten Mitarbeitende auf dem Laufenden und laden Gäste und Medienschaffende ein. Ob interne, externe Kommunikation oder Stakeholder-Management, Information und Austausch entscheiden über den Erfolg einer Veranstaltung.
Ziele der Event-Kommunikation
Alle Beteiligten wissen, wann was zu tun ist und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf vor, während und nach dem Event.
Alle Mitwirkenden freuen sich auf den Event, engagieren und committen sich.
Die richtigen Zielgruppen werden eingeladen, fühlen sich angesprochen und besuchen den Anlass.
Das Publikum ist informiert, orientiert und geniesst das Eventerlebnis.
Eine Plattform für Austausch und Vernetzung unter den Teilnehmenden wird geschaffen. Community-Gefühl entsteht.
Glaubwürdige Botschaften kommen an und wirken nach.
Medienberichte, Social-Media-Aktivitäten und Mundpropaganda tragen zur Steigerung der Bekanntheit und des positiven Images des Unternehmens / der Marke bei.
Besucher:innen können den nächsten Event kaum erwarten, Mitarbeitende konnten Beziehungen aufbauen und pflegen und Stakeholder:innen/Partner:innen sind mit der Zusammenarbeit happy.
10 Tipps für die Praxis
Erreichen Sie Ihre Zielgruppen, kommunizieren Sie erfolgreich mit Ihren Event-Partner:innen, begeistern Sie Ihre Gäste und sorgen Sie für eine positive Berichterstattung. Mit diesen Tipps und etwas Kreativität wird Ihre Event-Kommunikation ein voller Erfolg!
Kommunikationsplanung: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, in dem Sie festlegen, welche Zielgruppen und Stakeholder:innen wann und wie angesprochen werden sollen.
Kanäle: Wählen Sie die Kommunikationskanäle, die am besten zu Ihren Zielgruppen und Ihrem Event passen.
Engagement: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über den Event und binden Sie sie aktiv in die Planung und Durchführung ein. So schaffen Sie ein Wir-Gefühl und sorgen für zusätzliche Motivation.
Zusammenarbeit: Etablieren Sie regelmässigen Austausch und Abstimmung innerhalb des Event-Teams. Sie sind essenziell für eine effektive Zusammenarbeit.
Touchpoints mit dem Publikum: Von der Einladung/Ausschreibung bis hin zum Dankeschön mit Rückblick – eine offene und wertschätzende Kommunikation mit den Gästen ist wichtig. Informieren Sie sie, managen Sie Erwartungen, beantworten Sie Fragen und vermitteln Sie das Gefühl, wichtig und willkommen zu sein.
Perspektivenwechsel: Nehmen Sie die Sichtweise ihres Publikums ein: Welche Informationen brauchen Sie, wenn Sie selbst einen Event besuchen? Von der Beschreibung der Anfahrt über die Beschilderung zu den Toiletten bis hin zu Angaben betreffend Verpflegung: Sorgen Sie dafür, dass Grundbedürfnisse rasch erfüllt werden können.
Glaubwürdigkeit: Lassen Sie Ihre Unternehmenspersönlichkeit und Botschaften erleben und achten Sie dabei auf Konsistenz. Verstärken Sie Ihre Botschaften mit Beweisen (bspw.: «Wir sind ökologisch» – saisonales, lokales Speise- und Getränkeangebot, kein Einweg-Geschirr und -Besteck, Anreise mit ÖV einfach möglich etc.)
Professionalität: Kommunizieren Sie mit allen Stakeholder:innen partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Das vermittelt Wertschätzung, wirkt kompetent und macht Sie sympathisch.
Medienarbeit: Bauen Sie eine Beziehung zu Medienschaffenden auf und pflegen Sie diese. Bieten Sie exklusive Einblicke, relevante Informationen und Interviewmöglichkeiten. Events eignen sich hervorragend dafür.
Erfolg messen: Analysieren Sie die Ergebnisse Ihrer Kommunikationsmassnahmen und optimieren Sie diese bei Bedarf. Auch Debriefings nach dem Event zeigen Optimierungspotenziale auf.
Wir unterstützen Sie gerne in der Kommunikation rund um Ihren Event und übernehmen bei Bedarf die Leitung von Teilprojekten oder ganzen Veranstaltungen. Erfahren Sie mehr.